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Informativa Privacy per i clienti di Hoist Italia

Nel rispetto del Regolamento UE 679/2016 (“Regolamento “ o “GDPR”), desideriamo fornire informazioni in merito ai trattamenti di dati personali effettuati da Hoist Italia Srl (più semplicemente Hoist Italia nel seguito) con particolare riferimento, in questo documento, ai trattamenti di dati dove gli Interessati sono clienti di Hoist Italia, nella più ampia accezione di persone fisiche i cui dati sono trattati da Hoist Italia per il recupero e la gestione di crediti.

A. Chi siamo

Hoist Italia Srl, società con sede legale in via Gino Nais, 16 - 00136 Roma, fa parte del gruppo Hoist Finance AB (publ), un gruppo finanziario pan-europeo specializzato nell'acquisto e gestione di portafogli composti da crediti performing e non performing.  Operiamo nella gestione e nel recupero dei crediti per conto dei nostri clienti/mandanti (“Committenti”), titolari di tali crediti.

Effettuiamo trattamenti di dati personali:

(a) in qualità di Responsabili, ai sensi dell’art. 28 del Regolamento, per conto dei Committenti, per i quali svolgiamo servizi per la gestione ed il recupero dei crediti; rinviamo alle rispettive informative di questi ultimi per i dettagli relativi ai trattamenti dei quali essi stessi sono titolari, dettagli che, nel caso di cessioni, sono ritualmente forniti nei relativi avvisi pubblicati in Gazzetta Ufficiale; di tali informative può essere fornita copia al momento del primo contatto;

(b) in qualità di Titolari,

[T1] quando conserviamo i dati dei clienti, anche dopo la conclusione dell’incarico ricevuto dai Committenti,
[T2] quando eventualmente utilizziamo i numeri di telefono dei clienti per nostre specifiche finalità,
[T3] quando registriamo le conversazioni telefoniche intercorse con i clienti,
[T4] quando registriamo i dati dei clienti in qualche sistema che siamo obbligati a tenere, per esempio per la normativa antiriciclaggio o per il Giornale degli Affari.

Nelle sezioni successive forniamo ulteriori dettagli su tali trattamenti.

B. Finalità e base giuridica per il trattamento dei dati

Quando trattiamo i dati in qualità di Responsabili del trattamento lo facciamo allo scopo di eseguire  l’incarico ricevuto dai nostri Committenti che indicano nella propria informativa la finalità che perseguono e la base giuridica su cui fondano il trattamento.

Quando invece effettuiamo trattamenti di dati personali in qualità di Titolari lo facciamo con queste finalità (tra parentesi sono indicati i riferimenti ai trattamenti indicati nella sezione precedente):

  1. per adempiere ad obblighi normativi, amministrativi, contabili e fiscali previsti dalla legge, da regolamenti o dalla normativa nazionale e comunitaria (T4);
  2. per consentire alla nostra Società di rispondere in modo puntuale alle richieste della Autorità Giudiziaria (T1, T3);
  3. per il controllo e il miglioramento continuo della qualità dei servizi, quando effettuiamo l’invio di questionari per la valutazione della soddisfazione della clientela (T2);
  4. per disporre di canali di comunicazione digitale allo scopo di dare e fornire tempestivamente informazioni utili nella gestione delle posizioni, per esempio per ricordare scadenze o ricevere attestazioni di pagamento (T2);
  5. per il controllo della qualità del servizio reso, l’esercizio e la difesa di diritti in caso di contestazioni e/o reclami in merito ai crediti in gestione nonché all’operato di Hoist Italia e, inoltre, per disporre di uno strumento per la formazione continua sulle più corrette prassi per il miglioramento delle competenze professionali del nostro personale, quando effettuiamo la registrazione dei contatti telefonici intercorsi con gli Interessati (T3);
  6. per assolvere alla necessità di rendicontazione nei confronti dei Committenti in relazione alle attività svolte nella gestione e nel recupero dei crediti (T1, T3).

Nei primi due casi la base giuridica su cui si fonda il trattamento dei dati è l’articolo 6, comma 1, lettera c) del Regolamento (obbligo di legge); in tutti gli altri casi la base giuridica è l’articolo 6, comma 1, lettera f) dello stesso Regolamento (legittimo interesse).

Eventuali dati personali particolari forniti dall’Interessato di propria spontanea volontà (es: informazioni relative alla salute o di natura giudiziaria) vengono raccolti obbligatoriamente con la base giuridica dell’articolo 6, comma 1, lettera a) del Regolamento (consenso dell’Interessato).

I dati vengono trattati con strumenti manuali e/o informatici, comunque idonei ad evitare accessi non autorizzati e a garantire, attraverso l’applicazione di rigorose misure tecniche ed organizzative, la sicurezza, la riservatezza, la disponibilità.

I dati non sono oggetto di processi decisionali automatizzati.

C. Dati trattati e loro origine

I dati personali che trattiamo possono essere: dati anagrafici di base, dati di contatto e reperibilità, dati patrimoniali e reddituali, informazioni sul credito, dati sui pagamenti, storico dei contatti, registrazioni dei contatti telefonici, informazioni su potenziali contenziosi contenuti nei documenti e nelle evidenze informatiche connessi ai crediti ceduti e relativi ai clienti ceduti ed ai rispettivi garanti, successori o aventi causa.

Inizialmente i dati personali dell’Interessato sono forniti dal titolare di un credito vantato nei confronti del debitore.

Ulteriori dati possono esserci anche forniti direttamente dall’Interessato, per esempio quando entra in contatto con nostri incaricati per telefono o quando ci scrive invia una lettera o un’email fornendoci un nuovo indirizzo, dettagli di pagamento o qualunque altra informazione utile ai fini della gestione della sua posizione; l’Interessato che desideri fornirci di propria spontanea volontà informazioni relative alla salute o di natura giudiziaria è tenuto a prestarci il consenso al trattamento di tali informazioni.

È altresì possibile che otteniamo informazioni da terze parti autorizzate, allo scopo di aumentare l’accuratezza dei dati che deteniamo o per migliorare la comprensione delle necessità personali dell’Interessato, da fonti pubbliche e/o altri enti e organizzazioni che forniscono servizi per migliorare la qualità dei dati che riguardano l’Interessato stesso.

Le informazioni sulla gestione dei cookies sono presenti nell’Informativa sui cookies disponibile anch’essa nel nostro sito web.

D. Possibili destinatari dei dati

I dati personali dell’Interessato non vengono diffusi ma vi potrà accedere il personale di Hoist Italia autorizzato e formato al trattamento nel rispetto del Regolamento, in funzione delle relative mansioni lavorative e potranno essere condivisi con le società del Gruppo Hoist Finance, al quale Hoist Italia appartiene (per esempio, l‘infrastruttura tecnologica di Hoist Italia è gestita a livello di gruppo), i fornitori di servizi, i Committenti, autorità ed enti pubblici.

In particolare, potremo comunicare i dati personali:

  1. a tutti quei soggetti pubblici o privati (incluse le Pubbliche Autorità) cui tale comunicazione debba essere effettuata in adempimento ad un obbligo previsto dalla legge, da un regolamento o dalla normativa nazionale o comunitaria;
  2. alle seguenti categorie di soggetti: alla Banca d’Italia e ad altre autorità governative e regolamentari che eventualmente ne abbiano titolo, in conformità alle norme di legge e/o regolamentari applicabili, ai revisori dei conti, consulenti e professionisti, alle società di servizi, alle società di recupero crediti autorizzate, a società di trasmissione e smistamento della corrispondenza, studi legali, autorità giudiziarie, banche o istituti di credito o intermediari finanziari, società o professionisti incaricati della gestione e manutenzione degli hardware e software, società incaricate della gestione degli archivi informatici o cartacei ed a tutti gli altri soggetti cui tali comunicazioni devono essere fatte ai fini dello svolgimento dei servizi e per l’esatto e diligente adempimento degli obblighi imposti dalla normativa vigente.

Infine, potremmo rendere disponibili i dati personali raccolti, senza necessità di richiedere il consenso degli Interessati, nell’ambito di cessione di attivi e operazioni straordinarie (quali, a titolo meramente esemplificativo, fusione, cessione d’azienda o trasferimento di ramo d’azienda), al fine di consentire a terzi la realizzazione delle operazioni necessarie all’attività di due diligence e prodromiche all’operazione.

L’elenco completo ed aggiornato dei soggetti ai quali i dati dell’Interessato sono stati comunicati può essere richiesto dall’Interessato a Hoist Italia.

E. Trasferimento dei dati all’estero

I dati personali dell’Interessato saranno generalmente mantenuti entro lo Spazio Economico Europeo o in paesi che la Commissione Europea ha ritenuto dotati un adeguato livello di protezione. Solo per scopi limitati e solo in via temporanea essi potranno essere trasferiti in Paesi non facenti parte dello Spazio Economico Europeo che non hanno ricevuto una decisione di adeguatezza dalla Commissione Europea. Questo vale, in particolare, per garantire il supporto tecnico tutti i giorni, 24 ore al giorno, 7 giorni su 7, alla nostra infrastruttura IT, laddove le squadre di supporto dei fornitori di servizi siano situate in tali Paesi.

In ogni caso, comunque, adottiamo misure di protezione tecniche, organizzative e contrattuali per mantenere sicuri i dati personali e per assicurare un adeguato livello di protezione. Contrattualmente, i trasferimenti al di fuori dello Spazio Economico Europeo verso Paesi che non hanno ricevuto una decisione di adeguatezza da parte della Commissione Europea avverranno secondo una delle modalità consentite dalla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali quali, ad esempio, l’adozione delle clausole standard di protezione dei dati personali adottate dalla Commissione Europea.

F. Tempi di conservazione dei dati

Trattiamo i dati per il periodo strettamente necessario a realizzare le finalità del trattamento; in seguito li conserviamo per il periodo necessario a realizzare le finalità indicate ai punti 2), 5) e 6) della sezione B (generalmente 10 anni per i dati gestiti per conto delle Committenti, 6 mesi per le registrazioni dei contatti telefonici). Al termine di tale periodo i dati saranno cancellati, fatti salvi i casi in cui la conservazione venga protratta per un ulteriore periodo a seguito di richiesta per contenziosi, richieste delle autorità competenti o ai sensi della normativa applicabile.

G. Diritti dell’Interessato

Ciascun Interessato, con riferimento al trattamento che lo riguarda, può esercitare i diritti di cui agli articoli da 12 a 22 del Regolamento. In particolare, l’Interessato ha il diritto di chiedere l'accesso ai propri dati, la rettifica o la cancellazione degli stessi, ha diritto di opporsi al trattamento o di richiedere la limitazione del trattamento nei casi previsti dall'articolo 18 del Regolamento e di ottenere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i propri dati, nei casi previsti dall'articolo 20 del Regolamento. L’Interessato può inoltre revocare in ogni momento i consensi prestati ai sensi dell’articolo 7 del Regolamento, nonché proporre reclamo dell’Autorità Garante per la protezione dei dati personali ai sensi dell’articolo 77 del Regolamento, qualora ritenga che il trattamento dei propri dati sia contrario alla normativa in vigore.

Suggeriamo di consultare il sito web della locale Autorità Garante (www.garanteprivacy.it) per reperire i modelli da utilizzare per l’inoltro delle richieste di esercizio dei diritti sopra menzionati.

H. Contatti

Per informazioni e richieste inerenti il trattamento dei dati l’Interessato può contattare il Responsabile per la protezione dei dati (o DPO, Data Protection Officer) tramite email, all’indirizzo privacy.italia@hoistfinance.com, oppure all’indirizzo Hoist Italia Srl, via Gino Nais, 16 - 00136 Roma.

 

Hoist Italia Srl

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La presente informativa è aggiornata al 16/04/2020 e potrà, ove necessario, essere successivamente aggiornata.

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